Tietosuojaseloste – Tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistujarekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 19.4.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

Rekisterinpitäjä

Kokoomuksen Nuorten Liitto ry
Kansakoulukuja 3 A, 3. krs
00100 Helsinki
Y-tunnus 0213535-5

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Pääsihteeri Kristian Kyllönen
kristian.kyllonen@kokoomusnuoret.fi
+358451897090

Rekisterin nimi

Tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistujarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään Kokoomuksen nuorten liiton tapahtumien järjestämistä varten sekä soveltuvin osin  rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tulevien tapahtumien markkinointiin. Mikäli henkilö ei anna suostumustaan henkilötietojensa käyttämiseen tulevien tapahtumien markkinointia varten, käytetään tietoja vain välttämättömissä ja tapahtumaan liittyvissä asioissa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperusta henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. Osallistujien nimet voivat näkyä tapahtumien aikana välttämättömissä asioissa muille osallistujille. Nimitiedot voidaan myös luovuttaa osallistujaluettelona majoitusta, ruokailuja tai muita tapahtuman järjestämiseen liittyviä asioita varten niitä hoitaville tahoille.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. seuraavia
tietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Sukupuoli
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Osoite
  • Syntymäaika
  • Mahdolliset erityisruokavaliot ja muut huomioitavat asiat
  • Kuvauslupa
  • Huonekaveritoive

Ulkomailla järjestettävissä tai sitä vastaavissa tilaisuuksissa tai tapahtumissa saatamme kerätä lisäksi
seuraavia tietoja:

  • Passin numero
  • Henkilökortin numero
  • Kansalaisuus
  • Sosiaaliturvatunnus
  • Viisumi/EFTA-tiedot
  • Digitaalinen passikuva

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteritiedot voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle, jos tapahtuman järjestäminen edellyttää sitä. Tietojen säilyttämiseen saatetaan käyttää ulkopuolisia palveluita kuten Google-palvelut tai Mailchimp, joiden ylläpitämät palvelimet saattavat sijaita fyysisesti EU- ja ETA-alueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Luvattomien henkilöiden pääsy rekisteriin estetään myös teknisen suojautumisen avulla.

Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

  • Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
  • Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
  • Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
    (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
  • Niiltä osin kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi tai yhdistyksen sääntöjen, tapahtuman luonteen tai Suomen lain asettamien vaatimusten mukaisesti. Henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin mikäli sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet sitä edellyttävät. Lisäksi tietoja voidaan säilyttää tietojen luovuttajan suostumuksella tulevien tapahtumien markkinointia varten. Tiedot poistetaan kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.